Notizen
Die Notizfunktion ermöglicht dem Agenten, zu einer beliebigen Kundennachricht eigene Bemerkungen und Hinweise zu verfassen. Soweit vorhanden wird das Foto des Verfassers zur Notiz angezeigt.
Durch Auswählen des Notizen-Reiters im Infofenster werden alle eventuell vorhandenen Notizen zu einem Vorgang angezeigt. Steht dort eine rote Zahl, so sind zum ausgewählten Vorgang ungelesene Notizen vorhanden. Beim erneuten Klick auf den Vorgang erscheint eine schwarze Zahl, die die Gesamtanzahl der Notizen zu diesem Vorgang anzeigt.
Bei entsprechender Systemkonfiguration wird der Notizreiter automatisch aufgeschaltet, sobald mindestens eine Notiz zu einer Mail vorhanden ist. Die Markierung und das automatische Aufschalten erfolgen nicht für abgeschlossene Nachrichten, die im Gesendet-Ordner liegen.
Über das Symbol Notiz hinzufügen (
) kann der Agent Informationen und Details, die für andere Agenten von Interesse sind, als weitere Notiz abspeichern. Die Notiz wird mit Namen, Datum, Uhrzeit und Mail-Nummer abgelegt. Je nach verwendeter Datenbank für das novomind iAGENT-System kann es zu einer Längenbeschränkung eines Notizeintrages kommen. Teilen Sie in diesem Fall die Notiz auf zwei einzelne Notizen auf.
Die Notizfunktion bietet speziell bei einer Kommunikation mit längerem Workflow bzw. Nachrichten, die über mehrere Supportlevel weitergereicht werden, ein verlässliches Werkzeug für den vorgangsbezogenen Informationsaustausch.
Die Notizen, die beim Versenden von externen Rückfragen oder externen Weiterleitungen für den jeweiligen Empfänger erstellt werden (z. B. im 2nd-Level-Support), werden automatisch als Notiz zur Mail gespeichert. Dies gilt ebenfalls für die Antwort bei der externen Rückfrage (mehr über die externe Rückfrage und Weiterleitung, erfahren Sie in Abschnitt Weiterleiten).
Die angezeigte Reihenfolge der Notizen kann über einen Klick auf das kleine Dreiecksymbol umgedreht werden.
Der novomind iAGENT kann so eingerichtet werden, dass die eigenen Notizen auch nach dem Abspeichern ergänzt oder geändert werden können. Klicken Sie hierfür einfach auf den Link bearbeiten oben rechts in der entsprechenden Notiz.
Über das Druckersymbol (
) kann die Liste der vorhandenen Notizen ausgedruckt werden.
Tipp: Notizen können mit einem Mausklick in die Zwischenablage kopiert werden, wenn sie über die Suche aufgerufen werden.
Die Notizen sind nur innerhalb des novomind iAGENT-Systems einsehbar. Bei der Beantwortung einer Kundennachricht werden eventuell hinterlegte Notizen nicht mit verschickt.