Einleitung
Systemkonten sind dafür gedacht, technische Mailkonten zu definieren und diese zusätzlich mandantengetrennt konfigurieren zu können. Technische Mailkonten werden z. B. dafür benötigt, externe Rückfragen an Kontakte außerhalb des Unternehmens bzw. außerhalb des iAGENT Systems zu senden bzw. deren Antworten zu empfangen.
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Allgemein
- Im Typ wird eingestellt, welche Art von Systemkonto hier angelegt werden soll. Zur Auswahl stehen:
- Antwortkonto: Dieser Typ wird benutzt, wenn es sich dabei um das Konto handelt, über das Antworten von externen Weiterleitungen an den Kunden gesendet werden. Der Prozess bei der Bearbeitung einer externen Weiterleitung ohne Abschluss ist wie folgt:
- Ein Agent leitet eine Mail per externer Weiterleitung ohne Abschluss an einen externen Kontakt (außerhalb des iAGENT Systems) weiter.
- Bei der Beantwortung der Mail durch den externen Kontakt wird ihm die Antwortadresse als Empfängeradresse angeboten (diese sollte er nicht ändern).
- Die Antwort geht über die Antwortadresse ins iAGENT System ein, wird dort analysiert und erkannt und direkt automatisch an den Endkunden weitergeleitet. Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass die Antwort des Externen im iAGENT System auffindbar ist, obwohl dieser eigentlich dem Kunden direkt geantwortet hat. Ebenfalls kann der Agent über den 2nd-Level Ordner überwachen, ob der externe Kontakt bereits geantwortet hat und ihm eventuell eine Erinnerung zu schicken.
- 2nd-Level-Antwort: Der Typ 2nd-Level-Antwort wird genutzt, wenn ein Agent eine Rückfrage als Mail an einen Externen (außerhalb des iAGENT Systems) schickt und dieser darauf antwortet. Dann wird seine Antwort an dieses Systemkonto gesendet und dem Agenten als Antwort zugeleitet. Die Antwort des Externen wird außerdem automatisch als Notiz an der ursprünglichen Anfrage gespeichert, auf die sich die Rückfrage bezog.
- Antwortkonto: Dieser Typ wird benutzt, wenn es sich dabei um das Konto handelt, über das Antworten von externen Weiterleitungen an den Kunden gesendet werden. Der Prozess bei der Bearbeitung einer externen Weiterleitung ohne Abschluss ist wie folgt:
- Der Name ist frei wählbar. Die E-Mail-Adresse ist die Adresse, die dann als Antwort- oder 2nd-Level-Antwortadresse gilt
- Der Kanal ist standardmäßig E-Mail und kann nicht umgestellt werden. Es wäre aber denkbar, dass Apps weiterer Kanäle vom Typ E-Mail mitbringen, die hier ausgewählt werden können
- Das Protokoll, mit dem die Mails vom Mailserver abgeholt werden, ist in der Regel POP3 oder IMAP, es gibt aber je nach installierten Apps ggf. noch weitere.
- Gewichtung gibt an, wie viele Nachrichten maximal innerhalb eines Abholzyklus, der über alle System- und Eingangskonten läuft, in einem Schritt von diesem Konto abgeholt werden. Standard ist 3 von jedem Konto.
- Mandant gibt an, für welchen Mandanten dieses Systemkonto explizit gilt. Diese Einstellung ist bei den ersten beiden Hauptkonten nicht sichtbar, da sie generell sind und damit für alle Mandanten gelten, sofern sie keine eigenen, zusätzlichen Systemkonten definiert haben.
Eigene Einstellungen
Eigene Einstellungen können in der Regel ignoriert werden. Einige Apps speichern hier die für sie benötigten Informationen ab.
POP3
Je nach ausgewähltem Protokoll erscheint ein Reiter mit dem Protokollnamen. Auf ihm werden die benötigten Informationen, die sich auf das Protokoll beziehen, eingetragen.