Reportgenerator

Mit dem Reportgenerator können aus einer vorgegebenen Auflistung an verschiedenen Views (themenbezogene Sichten auf die Datenbank) eigene Berichte erzeugt werden. Diese können auch für andere Benutzergruppen freigegeben werden

Um einen Report zu erstellen, sind die folgenden Schritte notwendig:

1. View auswählen

Views sind vordefinierte Tabellen (Sichten) auf die Datenbank, aus denen dessen Datenfelder in den Reports verwendet werden können. Diverse Views für verschiedene Anwendungsfälle sind vorhanden.

Um herauszufinden, ob die ausgewählte View zum Reporting-Anliegen passt, können die zugehörigen Datenfelder über die Schaltfläche +Spalte eingesehen werden.

2. Filter bearbeiten

Nach der Auswahl einer View können die Filter definiert werden, mit denen der Report eingegrenzt werden soll, z. B. das Datum oder die Kategorie (dies hängt davon ab, welche Filter in der View enthalten sind).
Bei einigen Views werden neben den entsprechenden Feldern auch alle im System definierten Mail-Properties nach einem Trenner mit der Beschriftung Eigenschaften zur Filterung angeboten.

Reiter Ungruppiert:

3. Spalten auswählen

+Spalte

Jetzt können die Spalten, die im Report zur Anzeige – oder zur Ermittlung eines Zwischenergebnisses (z. B. Durchschnittsdauer bei Gruppierungen) – ausgewählt werden.

Mehrere Datenfelder können auf einmal über die Häkchen markiert werden. Nach dem Klick auf die Schaltfläche OK werden diese Spalten in die Vorschau übernommen.

Bei einigen Views werden neben den entsprechenden Feldern auch alle im System definierten Mail-Properties nach einem Trenner mit der Beschriftung Eigenschaften zur Filterung angeboten.

Sicht erlauben:

Für Reports, die lediglich in gruppierter Form angezeigt werden sollen, kann dieses standardmäßig gesetzte Häkchen entfernt werden.

Verschieben-Schaltflächen:

Hiermit lässt sich die Reihenfolge der Spalten verändern. Die Spalte, die durch einen Klick auf die Überschrift farblich hervorgehoben wird, kann über diese Schaltflächen nach links oder rechts verschoben werden.

Aliasnamen in der Titelzeile:

Für jede Spalte kann ein Aliasname vergeben werden, wenn die Standardbeschriftung im Ergebnis nicht aussagekräftig genug ist. Im Standard wird jeder technische Spaltenname, der in der Spaltenauswahl zu sehen ist, in einen Namen der Anmeldesprache übersetzt. Der Wert, der in der Vorschau über der Spalte steht, ist also nicht unbedingt der Wert, der später auch im Report angezeigt wird.

Spalte entfernen:

Über das kleine x-Symbol in der Spaltenüberschrift kann die definierte Spalte wieder gelöscht werden.

Reiter Gruppiert:

4. Gruppierungsoptionen auswählen

+Gruppierung hinzufügen

Der Report kann nach einer oder mehreren Spalten des Reports gruppiert werden. Die Spalten, nach denen gruppiert werden soll, werden durch die Schaltfläche +Gruppierung hinzufügen ausgewählt und damit hinzugefügt und erscheinen dann in der Vorschau.

Zur Auswahl stehen alle Spalten, die auf dem Reiter Ungruppiert ausgewählt wurden. Wurden dort keine Spalten ausgewählt, stehen alle Spalten der View für die Gruppierung zur Verfügung.

Sicht erlauben:

Ist dieses Häkchen nicht gesetzt, so wird die Gruppierungsoption bei der Reportausführung nicht angeboten.

+Funktion hinzufügen

Eine Gruppierung ist in einem Report nur dann sinnvoll, wenn die Werte der zusammengefassten Zeilen auch kumuliert dargestellt werden können. Summierbare Spalten sind z. B. TIMESUM oder SERVICE_LEVEL. Für diese Spalten gibt es die Möglichkeit, Funktionen hinzuzufügen.

Alle summierbaren Spalten – abhängig von ihrem Datentyp – werden als Untermenüs an der jeweiligen Funktion im Kontextmenü angezeigt.

• Anzahl der Zeilen:
  Anzahl der Zeilen, die zur Bildung der gruppierten Ausgabezeile berücksichtigt wurden.
• Summe:
  Die Summe der Werte der ausgewählten Spalte
• Durchschnitt:
  Der Durchschnittswert der ausgewählten Spalte
• Anzahl unterschiedlicher Zeilen:
  Die Anzahl unterschiedlicher Werte in der ausgewählten Spalte (wenn die gruppierte Zeile sich z. B. aus 5 Zeilen ergeben hat, von denen 3 mit dem Wert 12 und 2 mit dem Wert 15 enthalten waren, würde hier eine 2 für zwei unterschiedliche Werte angezeigt werden).
• Standardabweichung:
  Liefert die Definition der Standardabweichung oder Varianz (für statistische Zwecke) (Varianz (Stochastik) – Wikipedia).
• Minimum:
  Liefert den geringsten Wert der ausgewählten Spalte
• Maximum:
  Liefert den höchsten Wert der ausgewählten Spalte

Verschieben Schaltflächen:

Hiermit lässt sich die Reihenfolge der Spalten verändern. Die Spalte, die durch einen Klick auf die Überschrift farblich hervorgehoben wurde, kann über diese Schaltflächen nach links oder rechts verschoben werden.

Aliasnamen in der Titelzeile:

Für jede Spalte kann ein Aliasname vergeben werden, wenn die Standardbeschriftung im Ergebnis nicht aussagekräftig genug ist. Gerade bei Gruppierungen ergibt es Sinn, eine aussagekräftige Überschrift zu wählen, da sich der Sinn der dargestellten, gruppierten Werte nicht immer zwangsläufig sofort ergibt.

Spalte entfernen:

Über das kleine x-Symbol in der Spaltenüberschrift kann die definierte Spalte auch wieder gelöscht werden.

5. Reportdefinition speichern

Speichern

Nach dem Klick auf Speichern öffnet sich ein kleiner Dialog, in dem man den Namen des neuen Reports und eine Beschreibung hierzu eingeben kann. Sollte dieser neu erstellte Report auch anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, müsste ein dem Namen gleich lautendes Recht der jeweiligen Supervisorengruppe zugeordnet werden.

Zurücksetzen

Nach dem Klick auf Zurücksetzen werden alle bereits getätigten Anpassungen zurückgesetzt. Die Maske sieht dann so aus wie beim ersten Betreten. Alle ausgewählten Spalten / Views / Gruppierungen werden entfernt.